¿Cómo dejar las planillas de Excel en RR.HH.?

Paso a paso

1. Diagnosticá con honestidad si hace falta cambiar.
   • Excel alcanza si: carga una sola persona, hay pocos movimientos por mes, nadie más necesita ver los datos y cualquier reporte sale en minutos.
   • Dejó de alcanzar si: existe un «legajos_final_v3_ESTE.xlsx»; dos personas editan el mismo archivo; certificados médicos o sueldos circulan por mail o WhatsApp; no sabés quién cambió un dato; para saber cuántos días de vacaciones le quedan a alguien tenés que abrir tres archivos; o todo depende de que una persona no se tome licencia.
   • Paso intermedio: una planilla compartida en la nube con permisos y formularios puede alcanzar un tiempo más. No hace falta saltar directo a un software.
2. Hacé un inventario de planillas. Listá cada archivo: qué contiene, quién lo actualiza y cada cuánto. La primera tabla de la plantilla te sirve de modelo.
3. Definí la fuente de verdad de cada dato. Cada dato tiene que vivir en un solo lugar. Ejemplo: la fecha de ingreso, en el legajo; los sueldos, en el estudio contable o el sistema de liquidación; las vacaciones tomadas, en el registro de vacaciones. Si un dato está en dos lugares, tarde o temprano no coinciden.
4. Limpiá antes de migrar. Unificá formatos de fecha («15/8/21», «15-08-2021» y «agosto 2021» pasan a ser 15/08/2021), sacá duplicados, escribí los nombres siempre igual y marcá las bajas con fecha en lugar de borrarlas. En Excel te ayudan Quitar duplicados, Texto en columnas y los filtros.
5. Elegí la herramienta con criterios, no por la demo más linda. Preguntá:
   • ¿Puedo dar permisos distintos a RR.HH., líderes y empleados?
   • ¿Queda registro de quién cambió qué?
   • ¿Puedo exportar mis datos si mañana me quiero ir?
   • ¿Qué no hace? (por ejemplo, liquidar sueldos o tener app móvil)
   • ¿Cuánto cuesta por persona y qué pasa cuando crecemos?
   • ¿Cómo protege los datos? La Ley 25.326 considera sensibles, entre otros, los datos de salud (art. 2) y exige medidas para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales (art. 9).

   Probá cada opción con un caso real tuyo, no con el ejemplo del vendedor.

6. Migrá por etapas. Primero legajos y organigrama (es la base de todo lo demás). Después vacaciones y ausencias. Al final, evaluaciones y selección. No pases a la etapa siguiente hasta que la anterior funcione.
7. Usá ambos sistemas en paralelo poco tiempo y después congelá el Excel. Un ciclo corto de control (por ejemplo, un cierre de mes) para comparar resultados. Después guardá el archivo en modo solo lectura, con fecha en el nombre, y acordá la regla: lo que no está en el sistema nuevo, no existe.
8. Definí quién carga qué y cuándo. Ejemplo: cada líder registra las ausencias de su equipo el mismo día; RR.HH. carga las altas antes del primer día de trabajo; administración revisa los datos una vez por mes.
9. Medí si mejoró. Antes de migrar, anotá cuánto tardás en responder dos preguntas típicas («¿cuántas personas tenemos por área?», «¿cuántos días de vacaciones le quedan a Ana?»). Repetí la prueba a los tres meses.

Plantilla: inventario y legajo mínimo

Hoja 1 — Inventario de planillas

Hoja 2 — Legajo mínimo (diccionario de datos)

Cómo se hace en DBAgile

DBAgile, software de gestión para pymes, junta en un solo lugar personas y RR.HH. (incluida la nómina y los legajos), clientes, finanzas y proyectos, con un agente de IA que responde preguntas con los datos de la empresa. Tiene un plan gratis con todos los módulos y un plan Empresa de US$6 por persona activa por mes con pago anual (ver precios). Lo que no hace, para que lo sepas antes: no liquida sueldos, no tiene app móvil nativa ni firma electrónica, no tiene inicio de sesión único empresarial (SAML) ni doble factor (MFA), no importa personas desde una planilla y los resultados consolidados de un ciclo de evaluación no se descargan a Excel. Está en acceso anticipado. Podés recorrerlo sin crear cuenta: entrá a dbagile.com y tocá «Ver demo»; para entrar te pide nombre y mail.

Preguntas frecuentes

¿Pasarse a Google Sheets cuenta como dejar Excel?

Es un buen paso intermedio: sumás permisos e historial de versiones. Pero sigue siendo una planilla, con los mismos riesgos de datos duplicados.

¿Tengo que migrar todo el historial?

No necesariamente. Migrá lo vigente (personas activas, saldos de vacaciones, datos del legajo) y archivá el historial en solo lectura.

¿Qué pasa con la liquidación de sueldos?

Si la herramienta que elegís no liquida sueldos, el estudio contable sigue siendo la fuente de verdad para remuneraciones. Lo importante es que la información de altas, bajas y vacaciones le llegue completa y a tiempo.

¿Es más seguro un software en la nube que un Excel?

Depende de cómo se use cada uno. Un Excel con datos de salud reenviado por mail es un riesgo; un sistema sin permisos bien configurados, también. Revisá quién accede a qué.

Fuentes

• Ley 25.326 (protección de datos personales), arts. 2 y 9